Geschäftsordnung des Kirchenrates

Im Rahmen des Artikels 30 (5) der Verfassung der Evangelisch-altreformierten Kirche in Niedersachsen gibt sich der Kirchenrat diese Geschäftsordnung.
Sie dient der Ausgestaltung der Artikel 10 bis 36 der Kirchenverfassung, wo dies sinnvoll oder notwendig ist.

1. Kirchenrat

1.1 Die Größe des Kirchenrates, die Amtszeit und das Wahlverfahren sind in einer gesonderten Ordnung der ev.-altreformierten Kirchengemeinde für die Wahl und Einsetzung von Ältesten und Diakonen und Diakoninnen festgelegt.

1.2 Der Pfarrer oder die Pfarrerin ist i.d.R. erster Vorsitzender bzw. erste Vorsitzende des Kirchenrates gemäß Artikel 27 (1) der Kirchenverfassung.
Der Kirchenrat wählt aus seiner Mitte einen stellvertretenden Vorsitzenden oder eine stellvertretende Vorsitzende.

1.3 Für den Schriftführer oder die Schriftführerin kann eine Aufgabenbeschreibung vom Kirchenrat erlassen werden.

1.4 Die Sitzungen des Kirchenrates finden i.d.R. am zweiten Dienstag eines Monats statt. Auf die Termine wird die Gemeinde in den Abkündigungszetteln und ggf. den Gemeindebriefen hingewiesen.

1.5 Der Kirchenrat erstellt zum Ende des Vorjahres einen Terminplan für das Folgejahr, der Sitzungstermine, Abendmahlsgottesdienste und Wahltermine beinhaltet. Er wird im Gemeindebrief mitgeteilt.

1.6 Die Tagesordnung jeder Sitzung wird von dem Vorsitzenden bzw. der Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden bzw. der stellvertretenden Vorsitzenden und dem Schriftführer bzw. der Schriftführerin vorbereitet. Sie wird spätestens 3 Tage vorher schriftlich, i.d.R. auf elektronischem Weg, dem Kirchenrat zugeleitet.

1.7 Die Kirchenratsmitglieder, die an einer Sitzung nicht teilnehmen können, informieren vorher den Vorsitzenden bzw. die Vorsitzende.

1.8 Die Sitzungen sind i.d.R. gemäß Artikel 28 (4) der Kirchenverfassung öffentlich. Bei vertraulich zu behandelnden Tagesordnungspunkten wird die Öffentlichkeit ausgeschlossen. Sie werden an das Sitzungsende gelegt.

1.9 Kirchenratssitzungen werden von dem Vorsitzenden bzw. der Vorsitzenden oder dem bzw. der zweiten Vorsitzenden geleitet und einem anderen Kirchenratsmitglied nach einer festgelegten Reihenfolge geschlossen.
Das Eröffnungsgebet soll einen Segenswunsch für die Sitzung beinhalten, im Schlussgebet werden Nöte, Freuden und Aktivitäten der Gemeinde dem HERRN vorgebracht.

1.10 Im Kirchenrat wird offen diskutiert. Der Kirchenrat bemüht sich um einmütige Entscheidungen. Bei Abstimmungen gelten die Artikel 30 und 31 der Kirchenverfassung entsprechend.
Sensible Informationen über Gemeindeglieder sollen zunächst dem Pastoren mitgeteilt werden. Persönliche und vertrauliche Mitteilungen an den Kirchenrat werden entsprechend den Verschwiegenheitsregelungen behandelt.

1.11 Die von dem Schriftführer/der Schriftführerin erstellte Niederschrift der Kirchen- ratssitzung wird i.d.R. auf elektronischem Weg den Mitgliedern übersandt und in der nächsten Sitzung genehmigt.
Wesentliche, für die Gemeinde wichtige Besprechungspunkte, werden der Gemeinde von dem Schriftführer bzw. der Schriftführerin im Gemeindebrief mitgeteilt.
Die unterzeichneten Niederschriften werden gesammelt und jeweils für zehn Jahre in einem Buch gebunden.

1.12 Ausscheidende Kirchenratsmitglieder geben die Protokolle der letzten 3 Kirchenratssitzungen den jeweiligen Nachfolgern/Nachfolgerinnen weiter, ebenso die Jahres-Terminpläne und die Gottesdienstpläne. Andere Unterlagen können an den Schriftführer bzw. die Schriftführerin zur Vernichtung gegeben werden.

2. Stellvertretender Vorsitzender/stellvertretende Vorsitzende

2.1 Da Wahlen von Kirchenratsmitgliedern fast jährlich stattfinden, wird in Abweichung von Artikel 27 (1) der Kirchenverfassung die Wahl des stellvertretenden Vorsitzenden bzw. der stellvertretenden Vorsitzenden für einen Zeitraum von jeweils zwei Jahren durchgeführt.Wiederwahl ist möglich.
Bei vorzeitigem Ausscheiden des stellvertretenden Vorsitzenden oder der stellvertretenden Vorsitzenden erfolgt eine Neuwahl für den in Satz 3 genannten Zeitraum.

2.2 Der stellvertretende bzw. die stellvertretende Vorsitzende unterstützt den Pfarrer bzw. die Pfarrerin in der Leitung der Gemeinde.
Er bzw. sie beteiligt sich an der Vorbereitung der Kirchenratssitzungen und ist Versammlungsleiter bzw. -leiterin bei Gemeindeversammlungen.

2.3 Er bzw. sie erstellt den Predigtplan für Zeiten der Abwesenheit des eigenen Pfarrers bzw. der Pfarrerin.
Er bzw. sie ist Gastgeber bzw. Gastgeberin, wenn fremde Pfarrer bzw. Pfarrerinnen einen Gottesdienst halten.

2.4 Er bzw. sie erstellt quartalsweise im Voraus den Plan für den bzw. die diensttuende Älteste im Gottesdienst gemäß Ziffer 6.2 dieser Ordnung.
Er bzw. sie erstellt die Pläne für die Mitwirkung bei der Austeilung des Abendmahles und für den Abschluss der Kirchenratssitzungen.

2.5 Bei Bedarf übernimmt das älteste Kirchenratsmitglied bei Abwesenheit des bzw. der Vorsitzenden und des bzw. der stellvertretenden Vorsitzenden deren Aufgaben.

3. Bezirksälteste

3.1 Die Ältesten suchen den Kontakt zu den Familien seines bzw. ihres Bezirks, z.B. bei der Verteilung der Gemeindebriefe. Hausbesuche werden auf Anfrage durchgeführt. Er bzw. sie kann sie gemeinsam mit einem bzw. einer anderen Ältesten durchführen.

3.2 Der bzw. die Älteste gibt wichtige Informationen von Gemeindegliedern an den Pfarrer bzw. der Pfarrerin weiter.

3.3 Der Pfarrer bzw. die Pfarrerin besucht Gemeindeglieder, die 75, 80 Jahre und älter werden und überreicht ein Buchgeschenk. Ist er bzw. sie verhindert, erfolgt der Besuch durch den bzw. die Ältesten.
Die Besuche von Gemeindegliedern beim 70., 76. bis 79. Geburtstag werden durch die Ältesten wahrgenommen.
Die Besuche sollen zeitnah zum Geburtstag erfolgen.
Gemeindeglieder, die nicht mehr in der Lage sind, an den Gottesdiensten teilzunehmen, werden durch den Pfarrer bzw. die Pfarrerin besucht.

3.4 Die Besuche von Gemeindegliedern, die im Krankenhaus liegen, werden zwischen Pfarrer und Bezirksältesten abgestimmt.

3.5 Die Gemeindebriefe werden durch die Bezirksältesten verteilt.
Auch die Unterlagen für die Wahlen von Ältesten und Diakonen/innen werden von ihnen verteilt.

3.6 Bei Umzug eines Gemeindegliedes in eine Altenhilfeeinrichtung bleibt der/die Bezirksälteste i.d.R. zuständig.

4. Jugendälteste

4.1 Die Jugendältesten sind Ansprechpartner für junge Menschen sowie Gruppen und deren Leitungen in der Gemeinde und suchen ihrerseits das Gespräch mit diesen Personen und Gruppen. Sie organisieren den Jugendbeirat.

4.2 Sie beteiligen sich an der Organisation von Jugendgottesdiensten und -veranstaltungen sowie Projekten mit und für Jugendliche.

4.3 Sie erinnern bei der Taufe die Gemeinde an ihre Vertretung für die Getauften und wirken beim Gottesdienst zur Ablegung des Glaubensbekenntnisses mit.

4.4 Sie nehmen an den Jugendältesten-Konferenzen aller altreformierten Gemeinden teil sowie an Jugendmitarbeiter-Treffen der niedergrafschafter altreformierten Gemeinden.

4.5 Beim übergemeindlichen Einsatz eines Jugendpastoren/einer Jugendpastorin und/oder dem Einsatz eines bzw. einer Jugendreferentin arbeiten sie als Vertretung der Gemeinde mit.

5. Diakoninnen/Diakone

5.1 Dem Kirchenrat gehören drei Diakoninnen/Diakone an.
Die Zuordnung ergibt sich aus Ziffer 1.1 der Wahlordnung.

5.2 Sie verwalten die Diakoniekasse, deren Einnahmen aus Kollekten und Spenden bestehen.
Im Januar des Folgejahres wird die Diakoniekasse zum 31.12. eines Jahres durch zwei Älteste geprüft. Sie erstatten dem Kirchenrat in der darauf folgende Sitzung Bericht. Externe Prüfungen der Kasse durch das Reformierte Kirchenamt im Rahmen des Kooperationsvertrages sind möglich.
Die Entlastung der Diakone und Diakoninnen erfolgt durch den Kirchenrat.

5.3 Sie stellen den jährlichen Kollektenplan auf und legen ihn dem Kirchenrat zur Entscheidung vor. Außerdem schlagen sie besondere Sammlungen/Türkollekten vor.

5.4 Sie entscheiden nach Beratungen untereinander über besondere Unterstützungen einzelner Gemeindeglieder oder Familien.
Bei Bedarf werden der Pfarrer bzw. die Pfarrerin einbezogen.

5.5 Sie bereiten die Seniorennachmittage im Frühjahr und Herbst vor, wobei der 2. Nachmittag die Weihnachtsfeier bildet.
Sie organisieren die Gemeindefahrt.

5.6 Sie sind zuständig für die Verteilung der Blumengestecke nach den Gottesdiensten, die durch den Kreativkreis beschafft werden.

6. Gottesdienst

6.1 Es finden wöchentlich i.d.R. Vormittags- und Nachmittagsgottesdienste statt.
Während der Sommerferien der Schulen finden die Nachmittagsgottesdienste am Abend statt.

6.2 Die Kirchenratsmitglieder besuchen in der Regel die Gottesdienste an den Sonn- und Feiertagen. Durch interne Absprachen wird geregelt, dass eine ausreichende Zahl von Kirchenratsmitgliedern anwesend ist.

6.3 Jeder Älteste bzw. jede Älteste ist nach einer festgelegten Reihenfolge „diensttuender Ältester bzw. diensttuende Älteste (dÄ).
Wenn er oder sie verhindert ist, sorgt er oder sie für die Vertretung.

6.4 Der bzw.die dÄ spricht vor dem ersten Gottesdienst ein Gebet, in dem sie/er den HERRN um einen guten Verlauf der (beiden) Gottesdienste sowie um seinen Segen für die Mitwirkenden und die versammelte Gemeinde bittet.
Der bzw. die dÄ reicht dem Pfarrer bzw. der Pfarrerin vor Betreten der Kanzel die Hand als Zeichen, dass der Kirchenrat ihm bzw. ihr die Leitung des Gottesdienstes überträgt.
Der bzw. die dÄ übernimmt i.d.R. die Schriftlesung vor (Überschriften und Text-verweise werden nicht verlesen), wobei er bzw. sie sich rechtzeitig bei Küster bzw. Küsterin oder Pfarrer bzw. Pfarrerin nach dem Text erkundigt.Der Lesedienst kann auch von Gemeindegliedern übernommen werden, wenn Älteste nicht lesen.
Der Pfarrer bzw. die Pfarrerin verliest beim Vormittagsgottesdienst vor dem Schlussgebet die Mitteilungen. Beim Nachmittags- bzw. Abendgottesdienst werden nur die Kollektenzwecke verlesen.
Nach dem Gottesdienst gibt der bzw. die dÄ dem Pfarrer bzw. der Pfarrerin noch einmal die Hand als Zeichen, dass der Kirchenrat die Leitung wieder übernimmt.

6.5 Wenn ein anderer Pfarrer bzw. eine andere Pfarrerin den Gottesdienst leitet, gilt der stellvertretende Vorsitzende bzw. die stellvertretende Vorsitzende als Gastgeber. Er bzw. sie begrüßt den Pfarrer bzw. die Pfarrerin und informiert über die Gepflogenheiten.
Er bzw. sie betritt und verlässt die Kirche vor dem Pfarrer bzw. der Pfarrerin.

6.6 Wenn ein Pfarrer bzw. eine Pfarrerin den Gottesdienst nicht fortsetzen kann, beendet der bzw. die dÄ den Gottesdienst mit Gebet und einem von der Gemeinde gesungenen Lied.
Für den Fall, dass ein vorgesehener Pfarrer bzw. eine Pfarrerin nicht erscheint, übernimmt der bzw. die dÄ die Leitung des Gottesdienst auf der Grundlage einer ausgearbeiteten Liturgie und Predigt (Auslage im KR-Zimmer).

6.7 Bei Trau- und Trauergottesdiensten sorgt der bzw. die Bezirksälteste des betroffenen Gemeindegliedes dafür, dass eine ausreichende Zahl von Kirchenratsmitgliedern anwesend ist.
Diese Gottesdienste können auch in anderer Form stattfinden.

6.8 In der Zeit der Sommerferien in Niedersachsen wird nach den Vormittagsgottesdiensten ein Kaffetrinken für Gemeindeglieder und Gäste angeboten; in den übrigen Monaten i.d.R. mindestens an einem Sonntag im Monat. Vorrangig soll das Kaffeetrinken am 1. Sonntags eines Monats stattfinden, wenn gleichzeitig Familiengottesdienst ist.

7. Kirchlicher Unterricht

7.1 Der kirchliche Unterricht erfolgt auf der Basis des Artikels 20 der Kirchenverfassung und des Beschlusses der Synode am 5.5.2010.

7.2 Der Kirchenrat berät mindestens 1x jährlich über Stand und Entwicklung des kirchlichen Unterrichtes.

8. Rechnungsführer/Rechnungsführerin

8.1 Der Kirchenrat beruft gemäß Artikel 26 der Kirchenverfassung einen Rechnungsführer bzw. eine Rechnungsführerin. Er bzw. sie ist dem Kirchenrat direkt unterstellt. Er bzw. sie ist nicht Mitglied des Kirchenrates.
Er bzw. sie arbeitet im Finanzausschuss beratend mit.

8.2 Die Berufung erfolgt auf unbestimmte Zeit. Die Zusammenarbeit kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende vom Kirchenrat oder dem Rechnungs-führer bzw. der Rechnungsführerin beendet werden.

8.3 Die Tätigkeit wird ehrenamtlich wahrgenommen. Es besteht Anspruch auf Ersatz der Auslagen.

8.4 Einzelheiten sind in einer Aufgabenbeschreibung geregelt.

8.5 Die Prüfung der Kassen erfolgt durch den Vorsitzenden bzw. die Vorsitzende des Finanzausschusses und ein vom Kirchenrat bestimmtes Gemeindeglied. Darüber hinaus sind externe Prüfungen durch das Reformierte Kirchenamt im Rahmen des Kooperationsvertrages möglich. Sie sollen in Abständen von zwei Jahren durchgeführt werden.

8.6 Zusätzlich berufen werden kann eine Person für die Beitragsverwaltung.
Regelungen erfolgen entsprechend den Ziffern 8.1 bis 8.4.

9. Baubeautragter/Baubeauftragte

9.1 Da die Instandhaltung von Gebäuden, Außenanlagen und Inventar mit erheblichem Aufwand verbunden ist , beruft der Kirchenrat einen Baubeauftragten bzw. eine Baubeauftragte.
Er bzw. sie ist dem Kirchenrat direkt unterstellt.
Er bzw. sie ist nicht Mitglied des Kirchenrates.
Er bzw. sie arbeitet im Finanzausschuss beratend mit.
Außerdem soll er bzw. sie eng mit dem bzw. der Sicherheitsbeauftragten zusammenarbeiten.

9.2 Die Berufung erfolgt auf unbestimmte Zeit. Die Zusammenarbeit kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende vom Kirchenrat oder dem bzw. der Baubeauftragten beendet werden.

9.3 Die Tätigkeit wird ehrenamtlich wahrgenommen. Es besteht Anspruch auf Ersatz der Auslagen.

9.4 Einzelheiten sind in einer Aufgabenbeschreibung geregelt.

10. Sicherheitsbeauftragte/e

10.1 Da der Anspruch an die Sicherheit und damit verbundene Auflagen mit erheblichem Aufwand verbunden sind, beruft der Kirchenrat einen Sicherheitsbeautragten bzw. eine Sicherheitsbeauftragte.
Er bzw. sie ist dem Kirchenrat direkt unterstellt.
Er bzw. sie ist nicht Mitglied des Kirchenrates.
Er bzw. sie arbeitet bei Bedarf im Finanzausschuss beratend mit.
Außerdem soll er bzw. sie eng mit dem bzw. der Baubeauftragten zusammenarbeiten.

10.2 Die Berufung erfolgt auf unbestimmte Zeit. Die Zusammenarbeit kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende vom Kirchenrat oder dem bzw. der Sicherheitsbeauftragten beendet werden.

10.3 Jährlich findet mindestens ein Treffen mit dem Kirchenrat, i.d.R.in der Juni-Sitzung statt.

10.4 Die Tätigkeit wird ehrenamtlich wahrgenommen. Es besteht Anspruch auf Ersatz der Auslagen.

10.5 Einzelheiten sind in einer Aufgabenbeschreibung geregelt.

11. Finanzausschuss

11.1 Der Kirchenrat beruft einen Finanzausschuss gemäß den Artikeln 36 bis 40 der Kirchenverfassung.
Dem Ausschuss gehören je ein Gemeindeglied aus jedem Bezirk, der Rechnungsführer bzw. die Rechnungsführerin, der bzw. die Baubeauftragte und bei Bedarf der bzw. die Sicherheitsbeauftragte sowie ein Mitglied des Kirchenrates an.

11.2 Die Wahlzeit beträgt vier Jahre. Wiederwahl ist möglich.

11.3 Jährlich findet mindestens ein Treffen des Ausschusses mit dem Kirchenrat, i.d.R. in der Februar-Sitzung statt.

11.4 Einzelheiten sind in einer besonderen Ordnung geregelt.

12. Gemeindeversammlung

12.1 Die Gemeindeversammlungen gemäß Artikel 41 (1) der Kirchenverfassung finden in der Regel im März eines Jahres im Anschluss an den Vormittagsgottesdienst statt.

12.2 Der Kirchenrat entscheidet mindestens eine Woche vor dem Termin, ob die Versammlung für nicht öffentlich erklärt wird. Dies wird ggf. zu Beginn der Versammlung erläutert.

12.3 Zu einer ordentlichen Gemeindeversammlung wird gemäß Artikel 43 (1) vier Wochen vorher durch Kanzelabkündigung und Abkündigungszettel eingeladen und die vorgesehene Tagesordnung schriftlich zum gleichen Zeitpunkt ausgelegt.
Sofern im entsprechenden Zeitraum ein Gemeindebrief herausgegeben wird, wird unter Nennung der Tagesordnung zu der Versammlung eingeladen.

12.4 Anträge von Gemeindegliedern, die ausführlich beraten werden müssten, sind spätestens drei Wochen vor der Versammlung beim Vorsitzenden des Kirchenrates einzureichen. Sie werden der Gemeinde in den folgenden Sonntagsgottesdiensten bekannt gegeben.

12.5 Der Kirchenrat bestimmt als Versammlungsleiter in der Regel den stellvertretenden Vorsitzenden bzw. die stellvertretende Vorsitzende.

12.6 Es wird bei Bedarf eine Anwesenheitsliste geführt.

12.7 Der Schriftführer bzw. die Schriftführerin des Kirchenrates erstellt ein Protokoll, dass der Kirchenrat in der folgenden Sitzung genehmigt. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse wird außerdem im darauf folgenden Gemeindebrief mitgeteilt.

12.8 Für die Einberufung außerordentlicher Gemeindeversammlung gelten die Artikel 41 bis 43 der Kirchenverfassung entsprechend.

13. Übergemeindliche Arbeit

13.1 Pfarrer bzw. Pfarrerin sowie ein bzw. eine Älteste und ein Diakon bzw. Diakonin werden vom Kirchenrat für jeweils sechs Jahre gemäß Artikel 64 (1) aus ihrer Mitte in die Synode gewählt.
Sie bleiben auch nach regulärem Ausscheiden aus dem Kirchenrat bis zum Ende der Wahlperiode Mitglied.
Die Synodalen informieren über die Tagesordnung und beraten sich ggf. mit dem Kirchenrat über geplante Voten.

13.2 Pfarrer bzw. Pfarrerin sowie ein bzw. eine Älteste und ein Diakon bzw. Diakonin werden vom Kirchenrat für jeweils drei Jahre gemäß Artikel 52 (2) aus ihrer Mitte in die Verbandssynode gewählt.
Zusätzlich wählt der Kirchenrat gemäß Artikel 53 (2) ein Ersatzmitglied.
Die Synodalen informieren über Tagesordnung und Ergebnisse und stimmen ggf. ihr geplantes Abstimmungsverhalten ab.

13.3 Pfarrer bzw. Pfarrerin sowie ein Ältester bzw. eine Älteste werden vom Kirchenrat für jeweils zwei Jahre in die Arbeitsgemeinschaft christlicher Kirchen (ACK) in Uelsen gewählt.
Die Entsandten informieren über Tagesordnung und Ergebnisse und stimmen ggf. ihr geplantes Abstimmungsverhalten ab.

Diese Geschäftsordnung wurde vom Kirchenrat am 28.1.2014 beschlossen und von der Gemeindeversammlung am 16.3.2014 gemäß Artikel 42 (1) Ziffer 2 der Kirchenverfassung bestätigt. Sie tritt am 1.4.2014 in Kraft.

Mit der Geschäftsordnung verlieren alle vorherigen Regelungen ihre Gültigkeit.

Uelsen, 16.3.2014

gez. Bouws                                 gez. Tamminga                gez. Arends

Vorsitzender des                 stellvertretender Vorsitzender   Kirchenratsmitglied Kirchenrates

Diese Geschäftsordnung wurde durch Beschluss des Kirchenrates am 11.11.2014  aktualisiert und ergänzt.